Polityka dotyczy PinkPlum TaxFree w domenie tax.pinkplum.pl: stron publicznych oraz prywatnego panelu rozliczeń BERX GROUP. Wersja z 16 października 2026 r.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Przemysław Bojanowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą BERX GROUP Przemysław Bojanowski, ul. Wichrowe Wzgórza 4, 92-701 Byszewy, Polska, NIP 7282143776, REGON 472390047, wpisaną do CEIDG. Adres korespondencyjny jest taki sam.
Sprawy prywatności, realizację praw i zgłoszenia dotyczące danych kieruj na pb@berx.pl lub pisemnie na powyższy adres. To bezpośredni kontakt z administratorem.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd pochodzą
- Konto i dostęp: adres e-mail, identyfikator konta Google, rola, stan uprawnień oraz informacje o logowaniu, sesji i przeglądarce. Dane pochodzą od Google, użytkownika i właściciela nadającego dostęp. SDK Google może przetwarzać również podstawowe dane profilu konta.
- Dokumenty firmy: faktury, korekty, wyciągi, KPiR, raporty, eksporty AKOKSEF, odczytane wartości, notatki i powiązania. Mogą zawierać dane kontrahentów, przedstawicieli, osób kontaktowych i odbiorców płatności: nazwy, imiona i nazwiska, adresy, NIP, numery rachunków, daty, opisy i kwoty. Wyciąg może zawierać także operacje prywatne; oznaczenie ich jako prywatne nie usuwa danych z oryginału.
- Źródła pośrednie: dokumenty przekazane przez właściciela, upoważnionych użytkowników i księgową, pliki z Dysku Google oraz eksporty z systemów bankowych i AKOKSEF. TaxFree importuje eksport AKOKSEF; nie loguje się w tym celu do KSeF ani na konto księgowej.
- Korespondencja: dane podane w zgłoszeniu, jego treść i załączniki. W funkcji Gmail przetwarzane są także wskazany odbiorca, temat, treść szkicu i wybrane dokumenty.
- Dane techniczne: adres IP i dane żądania w infrastrukturze hostingu, informacje o błędach, czynnościach i bezpieczeństwie. Aplikacja ogranicza próby logowania przy użyciu skrótu adresu IP.
Nie wpisuj danych nadmiarowych, w szczególności danych o zdrowiu lub innych danych szczególnej kategorii, jeśli nie są niezbędne do prawnie uzasadnionego celu. Aplikacja nie jest przeznaczona dla dzieci.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa RODO |
|---|---|
| Dostęp upoważnionych osób, organizacja dokumentów, wewnętrzna kontrola kosztów i obsługa zgłoszeń | Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes administratora: sprawne prowadzenie firmy i współpraca z upoważnionymi osobami |
| Przechowywanie wymaganej dokumentacji podatkowej i rachunkowej, udostępnienie jej uprawnionym organom | Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązki wynikające z właściwych przepisów podatkowych i rachunkowych |
| Ochrona systemu, wykrywanie nadużyć oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f — bezpieczeństwo danych i ochrona praw administratora |
Upoważnienie OAuth do Google jest techniczną zgodą na dostęp do określonych usług. Nie zastępuje podstawy prawnej przetwarzania danych osób występujących w dokumentach ani obowiązków informacyjnych wobec tych osób.
Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, ale bez nich odpowiedź może być niemożliwa. Logowanie wymaga danych konta Google; odmowa dostępu do Dysku lub Gmaila wyłącza tylko odpowiednie połączenie. Nadal można korzystać z dostępnych funkcji i ręcznie wgrywać pliki, zgodnie z rolą.
4. Google, Dysk i Gmail — zakres działania
Logowanie korzysta z Google Sign-In i Firebase Authentication. Google potwierdza tożsamość; TaxFree sprawdza dodatkowo własną listę dostępu. Administrator nie otrzymuje hasła do konta Google.
Dysk: aplikacja prosi o drive.readonly. Uprawnienie technicznie umożliwia odczyt wszystkich dostępnych plików Dysku, a nie tylko jednego folderu. Funkcje TaxFree wyszukują wskazane foldery miesięcy, odczytują metadane i pobierają dokumenty do importu. Nie zmieniają ani nie usuwają plików na Dysku. Oryginały i odczyty zapisane w archiwum TaxFree pozostają danymi administratora.
Gmail: aplikacja prosi o gmail.compose oraz gmail.settings.basic. Google technicznie pozwala w tych zakresach zarządzać szkicami i wysyłać wiadomości oraz odczytywać i zmieniać podstawowe ustawienia Gmaila. Obecny kod TaxFree ogranicza operacje do odczytu profilu skrzynki, adresu nadawcy i podpisu oraz utworzenia szkicu z wybranymi załącznikami. Nie wywołuje wysyłania wiadomości, zmiany ustawień ani odczytu skrzynki odbiorczej. Podpis jest włączany do szkicu. Szkic i załączniki są przekazywane do Google Gmail po uruchomieniu tej funkcji przez użytkownika. Wysłanie wymaga działania w Gmailu.
Tokeny dostępu do Dysku i Gmaila są przechowywane wyłącznie w pamięci bieżącej strony, przez około 50 minut lub do odświeżenia/opuszczenia strony. Nie zapisujemy ich na serwerze ani w localStorage. Podpis Gmail pozostaje w pamięci strony i w utworzonym szkicu; dziennik aplikacji zapisuje fakt utworzenia szkicu, odbiorcę, temat i liczbę załączników, bez tokenu i podpisu.
Nocne pobieranie dokumentów jest odrębnym zadaniem uruchamianym na komputerze administratora z użyciem jego połączenia z Dyskiem. Nie wykorzystuje tokenu Gmaila z przeglądarki. Pliki trafiają do prywatnego archiwum TaxFree. Ręczny import i nocne pobranie podlegają tym samym zasadom ochrony danych.
Limited Use: wykorzystanie danych z interfejsów Google oraz przekazywanie ich innym aplikacjom jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym zasadami Limited Use. Służy wyłącznie opisanym funkcjom. Danych nie sprzedajemy, nie wykorzystujemy do reklam, oceny zdolności kredytowej ani trenowania ogólnych modeli AI. Dostęp ludzi ograniczamy do osób upoważnionych i przypadków dopuszczonych tą polityką, w tym działania na wyraźne polecenie użytkownika, bezpieczeństwa i obowiązków prawnych.
Odłączając konto w ustawieniach dostępu konta Google, cofasz dalszy dostęp aplikacji. Nie usuwa to wcześniej zaimportowanych dokumentów, szkiców Gmail ani danych objętych obowiązkiem przechowywania. W sprawie ich usunięcia skontaktuj się z administratorem.
5. Odbiorcy danych i przetwarzanie poza EOG
Dostęp otrzymują osoby upoważnione przez administratora, dostawca hostingu SEOHOST, Google w zakresie logowania, Firebase, Dysku i Gmaila oraz dostawcy wsparcia technicznego działający na polecenie administratora. Dokumenty mogą trafić do obsługującej firmę księgowości oraz właściwych organów, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. Hosting i wsparcie działają w granicach powierzonych zadań; księgowość lub organy mogą działać również jako odrębni administratorzy.
Archiwum TaxFree jest utrzymywane na hostingu SEOHOST. Usługi Google korzystają z infrastruktury międzynarodowej i mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Ochrona transferów wynika z właściwych dla danej usługi warunków i mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne. Informacje: Firebase — prywatność, warunki przetwarzania Firebase i mechanizmy transferów Google. Kopię informacji o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać u administratora.
Dokumentów nie publikujemy w serwisie. Sam fakt znajomości adresu strony nie daje dostępu do panelu ani plików. Dane nie są sprzedawane brokerom danych.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Dokumenty finansowe i ich kopie: przez wymagany okres wynikający z rodzaju dokumentu i obowiązków administratora. Dla dokumentacji podatkowej zasadniczym kryterium jest upływ przedawnienia właściwego zobowiązania; jego zawieszenie, przerwanie lub trwające postępowanie może wydłużyć przechowywanie.
- Dane konta i uprawnień: przez okres dostępu, a po jego odebraniu w zakresie potrzebnym do ustalenia autorstwa czynności, bezpieczeństwa i roszczeń. Odebranie dostępu nie usuwa historii działań.
- Historia czynności, sesji i zgłoszeń: do wyjaśnienia zdarzeń, zakończenia sprawy oraz upływu właściwego terminu roszczeń; zakres i dalsza potrzeba są oceniane przy przeglądzie danych. Informacje niemające już celu podlegają usunięciu lub anonimizacji.
- Tokeny Google: tylko w pamięci strony, jak opisano powyżej. Szkice pozostają na koncie Gmail do ich usunięcia lub wysłania przez użytkownika, zgodnie z zasadami Google.
Aplikacja nie kasuje automatycznie archiwum po odłączeniu Google ani po zmianie miesiąca. Usuwanie obejmuje również kontrolę kopii zapasowych; administrator zachowuje jedynie dane nadal potrzebne z podstawy prawnej. Usunięcie konta Firebase wymaga osobnej czynności w projekcie Google. Dostawcy mogą utrzymywać własne techniczne kopie przez okresy określone w ich warunkach.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach RODO przysługuje prawo dostępu i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Przenoszenie danych przysługuje w przypadkach z art. 20 RODO, a cofnięcie zgody — gdy stanowi ona podstawę przetwarzania. Prawa te nie znoszą obowiązków przechowywania dokumentacji ani ochrony praw innych osób.
Wyślij wniosek na pb@berx.pl. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; uzasadnione przedłużenie i jego przyczynę komunikujemy w tym terminie. Możemy poprosić o niezbędne potwierdzenie tożsamości, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości. Nie przesyłaj hasła do Google ani pełnego dokumentu tożsamości bez uzgodnienia bezpiecznego sposobu weryfikacji.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne sposoby złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl.
8. Ochrona, decyzje i zmiany polityki
Stosujemy HTTPS, ograniczenie dostępu kontami i rolami, sesje Secure/HttpOnly, ochronę żądań zapisu i prywatne archiwum plików. Pliki finansowe nie są udostępniane jako publiczne zasoby. Wbudowany odczyt PDF/OCR działa w przeglądarce; aplikacja nie wysyła treści dokumentów do modelu AI. Sesja wygasa według ustawień właściciela; domyślnie po 30 minutach bezczynności, najpóźniej po 8 godzinach.
Klasyfikacje i dopasowania są pomocnicze. TaxFree nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne ani podobnie istotnie wpływających na osobę w rozumieniu art. 22 RODO. Wynik nie jest decyzją podatkową.
Informacje o pamięci przeglądarki opisuje strona cookies i pamięci urządzenia. Istotne zmiany polityki będą oznaczone datą i zakomunikowane użytkownikom przed zastosowaniem nowego celu przetwarzania; jeśli potrzeba nowego upoważnienia Google lub zgody, zostaną zebrane oddzielnie.